ViaROS, LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Delaware («ViaROS», «nosotros» o «nuestro»), es responsable de la información personal descrita en esta Política de Privacidad. Nuestra oficina en EE. UU. está en 3232 McKinney Ave, Suite 500, Dallas, Texas 75204, United States. Nuestra oficina en México está en Juan Vázquez de Mella 481-200, Polanco, CDMX 11510, México. Puedes contactarnos en info@viaros.com.
Esta Política de Privacidad aplica a nuestro sitio web público en viaros.com, a los formularios disponibles a través del sitio web o enlazados desde él, a las consultas comerciales, a la agenda de reuniones, a las suscripciones por correo electrónico y a las comunicaciones comerciales relacionadas. El sitio web está dirigido a profesionales de negocios. No ofrece cuentas de cliente, no acepta pagos ni funciona como portal para datos de producción de clientes.
La información personal tratada por ViaROS o sus socios tecnológicos en relación con una implementación de ROS contratada, un acuerdo de soporte u otro servicio al cliente se rige por los acuerdos de cliente aplicables, los términos de tratamiento de datos y cualquier aviso específico del servicio, y no únicamente por esta política del sitio web.
Información que recopilamos
Información que proporcionas mediante formularios. Según el formulario, podemos recopilar tu nombre y apellido, correo electrónico de trabajo, nombre de la empresa, sitio web de la empresa, puesto o cargo, preferencia de idioma, número de teléfono y cualquier mensaje u otra información que decidas proporcionar. También podemos conservar la fecha, el origen y el estado de la solicitud o suscripción.
Información de agenda de reuniones. Cuando agendas a través de Cal.com, recibimos la información que ingresas en el flujo de reserva, que puede incluir tu nombre, correo electrónico, información de la empresa, número de teléfono, preferencia de idioma, respuestas a las preguntas de la reserva, tipo de reunión, fecha y hora seleccionadas, zona horaria, información de invitados e información de cancelación o reprogramación.
Información de suscripción por correo electrónico. Usamos MailerLite para recopilar y administrar la información de suscripción y enviar actualizaciones de ViaROS. Esto puede incluir tu nombre, correo electrónico, información de la empresa, preferencia de idioma, estado de suscripción y confirmación, origen del registro, información de entrega o rebote, estado de cancelación de la suscripción e información de interacción con campañas, como aperturas o clics en enlaces, cuando se usan esas funciones. Nuestro formulario de suscripción actual de ViaROS está configurado para requerir confirmación por correo electrónico antes de que la suscripción se active.
Información de contacto comercial de otras fuentes. Podemos recibir información de contacto profesional a través de relaciones comerciales existentes, referencias, presentaciones, eventos o fuentes profesionales de acceso público. No consideramos que la disponibilidad pública de un correo electrónico o una referencia sea un permiso para agregar a alguien a una lista de suscripción de marketing.
Información del sitio web y técnica. Nuestros proveedores de alojamiento, seguridad y tecnología relacionada pueden tratar la información técnica necesaria para ofrecer y proteger el sitio web, como la dirección IP, información del navegador y del dispositivo, páginas solicitadas, marcas de tiempo, páginas de referencia y eventos de seguridad o diagnóstico.
Materiales de reuniones. Con el consentimiento descrito en la Sección 5, una reunión puede generar una grabación, una transcripción o notas de reunión generadas por IA que contengan nombres de participantes, voces, imágenes, declaraciones, contenido de pantalla compartida y acciones pendientes. La correspondencia ordinaria por correo electrónico y de reuniones puede conservarse aun cuando no se usen grabaciones ni notas de IA.
Por favor no envíes contraseñas, información de cuentas financieras, identificadores gubernamentales, información personal sensible, registros confidenciales de producción ni información de otra persona, a menos que estés autorizado para hacerlo y hayamos acordado un método adecuado para manejarla.
Cómo usamos la información
Usamos la información personal para:
- responder consultas y entender la necesidad o solicitud comercial;
- agendar, llevar a cabo, documentar y dar seguimiento a las reuniones y demostraciones solicitadas;
- mantener comunicaciones y relaciones comerciales apropiadas;
- administrar suscripciones, preferencias de idioma, registros de consentimiento y solicitudes de cancelación de suscripción;
- enviar ViaROS Perspectives, noticias de la empresa y del producto, invitaciones a seminarios web o eventos y otras comunicaciones de marketing solicitadas;
- operar, solucionar problemas, proteger y mejorar el sitio web y los servicios relacionados;
- entender el uso del sitio web mediante analítica permitida cuando esas herramientas estén habilitadas;
- cumplir con obligaciones legales, establecer o ejercer derechos legales e investigar problemas de seguridad o uso indebido.
No usamos las consultas del sitio web para tomar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos legales o significativos de manera similar. No vendemos información personal ni la divulgamos para publicidad conductual entre contextos ni para publicidad dirigida.
Cuando la ley aplicable requiera una base legal, esta puede incluir el consentimiento, las medidas tomadas a tu solicitud antes de celebrar un acuerdo, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales o nuestros intereses legítimos en comunicaciones comerciales relevantes, seguridad, administración y mejora de nuestros servicios comerciales públicos.
Suscripciones por correo electrónico y marketing
Reservar una reunión, enviar una consulta o ser referido a ViaROS no te suscribe por sí mismo a correos de marketing. La suscripción es independiente. Nuestro flujo de registro actual de MailerLite usa confirmación por correo electrónico antes de que la suscripción se active.
Cada correo de marketing incluye un método para cancelar la suscripción. También puedes escribir a info@viaros.com para dejar de recibir marketing o cambiar tus preferencias. Cancelar el marketing no impide las respuestas a una solicitud que hayas hecho ni las comunicaciones necesarias para una relación comercial existente.
MailerLite trata la información necesaria para administrar suscripciones y entregar correos, incluidos los eventos de confirmación, entrega, rebote, queja y cancelación de suscripción. Según la configuración usada en una campaña en particular, MailerLite también puede recopilar información de interacción, como aperturas y clics en enlaces. Usamos esta información para administrar nuestras comunicaciones, mantener la entregabilidad y entender la interacción. No usamos la lista de correo para marketing de terceros no relacionados.
Agenda con Cal.com
ViaROS usa Cal.com para la agenda pública de reuniones. Cal.com trata la información de asistentes y reservas en nuestro nombre para las reservas hechas a través de nuestros enlaces de agenda de ViaROS. Cal.com también puede tratar información para sus propios fines independientes, según se describe en sus avisos de privacidad. Cal.com es un servicio independiente, y sus términos y avisos de privacidad también aplican cuando usas su sitio web.
Cal.com puede conectarse con calendarios y servicios de reuniones administrados por ViaROS para mostrar disponibilidad y crear reuniones. Una reserva no te inscribe en comunicaciones de marketing ni crea un compromiso de pago con el cliente.
Google Meet, grabaciones, transcripciones y notas de IA
ViaROS usa servicios de Google Workspace administrados por la empresa, incluido Google Meet para reuniones en línea y servicios de Google para correspondencia y archivos relacionados. Google trata la información conforme a los acuerdos aplicables a esos servicios y también puede aplicar sus propios avisos a la información que maneja para fines independientes.
Obtenemos el acuerdo de los participantes antes de habilitar la grabación de la reunión, la transcripción o las notas generadas por IA integradas. A quienes se incorporan tarde se les informa y se obtiene su acuerdo antes de capturar su participación. Si un participante no está de acuerdo, la reunión puede continuar sin esas funciones. Un participante también puede pedirle al anfitrión que detenga la captura durante la reunión.
Cuando se crean materiales de la reunión, los usamos para documentar la conversación y apoyar el seguimiento. No usamos las grabaciones ni las transcripciones de reuniones para entrenar nuestros propios modelos de IA. Las notas generadas por IA pueden contener errores y deben revisarse antes de basarse en ellas para decisiones importantes.
Las grabaciones, transcripciones o notas de la reunión pueden compartirse con las personas incluidas en la invitación a la reunión, incluidos invitados que no asistan, según los permisos de uso compartido configurados para el archivo.
Por favor revisa la lista de invitados y plantea cualquier inquietud antes de que comience la grabación o las notas de IA. Los destinatarios pueden conservar sus propias copias, que ViaROS podría no poder recuperar una vez que se hayan descargado o guardado de forma independiente.
Tratamiento internacional
ViaROS opera mediante oficinas en Estados Unidos y México y usa proveedores de servicios que pueden tratar información en otros países. Por lo tanto, la información personal puede transferirse o tratarse en un país cuyas leyes de privacidad difieran de las de tu ubicación. Cuando la ley aplicable exija salvaguardas específicas para una transferencia internacional, usamos mecanismos contractuales u otros mecanismos legales apropiados.
Conservación
Conservamos la información personal únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para el fin para el cual se recopiló, para mantener registros comerciales apropiados, para respetar las preferencias de comunicación, para cumplir requisitos legales o de seguridad o para establecer o proteger derechos legales. El periodo aplicable depende del tipo de registro y de la relación.
Por ejemplo, los registros de consultas y reuniones pueden conservarse mientras una conversación comercial siga siendo relevante y durante un periodo razonable posterior; la información de suscripción se conserva mientras la suscripción esté activa; y puede mantenerse un registro limitado de supresión después de cancelar la suscripción para que podamos seguir respetando la baja. Las grabaciones, transcripciones y notas de IA de reuniones se conservan únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para la conversación, el seguimiento o un requisito comercial o legal legítimo. La información de analítica, cuando Google Analytics esté habilitado, se conserva según la configuración definida para nuestra propiedad de Analytics y las reglas de conservación aplicables de Google.
Las retenciones legales, disputas, investigaciones de seguridad, requisitos contractuales, ciclos de respaldo u obligaciones legales pueden requerir un periodo más largo. Cuando la información ya no sea necesaria, la eliminamos, la desidentificamos o la desechamos de otra forma apropiada. No podemos eliminar las copias que conserven de forma independiente los invitados a reuniones u otros destinatarios independientes.
Seguridad
Usamos salvaguardas administrativas, técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la información personal, incluidas cuentas administradas por la empresa, controles de acceso y uso compartido controlado de archivos. Ningún sitio web, método de transmisión o almacenamiento puede garantizarse como completamente seguro.
Tus opciones y derechos de privacidad
Según tu ubicación y la ley aplicable, puedes tener derecho a solicitar acceso a la información personal, corrección, eliminación o cancelación, portabilidad, restricción o limitación de uso, retiro del consentimiento, oposición a ciertos tratamientos e información sobre divulgaciones o transferencias. También puedes tener derecho a optar por no participar en ciertas ventas, intercambios, publicidad dirigida o actividades de elaboración de perfiles. Actualmente ViaROS no vende información personal ni la usa para publicidad dirigida.
Para la información personal sujeta a la ley de privacidad mexicana, los derechos aplicables incluyen acceso, rectificación, cancelación y oposición, comúnmente conocidos como derechos ARCO, así como otros derechos previstos por la ley aplicable.
Para presentar una solicitud de privacidad, escribe a info@viaros.com o envía una carta a cualquiera de los domicilios postales de la Sección 14. Describe la solicitud y proporciona suficiente información para que podamos localizar los registros relevantes. Podemos tomar medidas razonables para verificar tu identidad o la autoridad de un representante. No envíes documentos sensibles de identidad a menos que acordemos un método apropiado. Responderemos dentro del plazo exigido por la ley aplicable y explicaremos cualquier limitación o negativa legal.
Puedes retirar tu consentimiento de marketing en cualquier momento usando el enlace para cancelar la suscripción en un correo de marketing. Puedes retirar tu consentimiento para futuras grabaciones de reuniones o notas de IA avisando al anfitrión de la reunión. El retiro no invalida el tratamiento que se haya realizado legalmente antes del retiro.
Menores de edad
El sitio web está dirigido a profesionales de negocios y no está destinado a menores de edad. No solicitamos a sabiendas información personal de menores. Si crees que un menor ha proporcionado información personal a través del sitio web, contáctanos para que podamos atenderlo de forma apropiada.
Sitios web y servicios externos
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Cambios e información de contacto
Podemos actualizar esta Política de Privacidad a medida que cambien nuestras prácticas, tecnología o requisitos legales. Publicaremos la versión revisada y actualizaremos la fecha indicada arriba. Cuando sea necesario, daremos un aviso adicional u obtendremos un nuevo permiso antes de que comience un uso sustancialmente distinto.
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